{ 영어 이메일 } 동료가 내 이메일에 답변이 없을 때 / Follow-up email

내가 캐나다에서 정식으로 일한 지 약 1년이 되었다.

사실 내가 다니는 회사는 완전 캐나다 회사라기엔 그렇고, 한국에도 지사도 있고 하다 보니 여기에 사는 한인들이 주를 이루는 회사이다. 가끔 한국어로 된 업무를 보기도 한다. (아마 그래서 내가 뽑힌 게 아닐까.. 한국어 가능자라서.. 영어는 많이 모자라지만.)

 

이런 회사 분위기에도 불구하고 모두가 보아야 하는 공적인 이메일이나 서류는 무조건 '영어'로 해야 한다. 

그냥 대화도 영어로 겨우 하고, 또 물어보고 다시 확인하고를 반복하는 나에게 이놈의 '비지니스 영어'는 끝없는 도전이다. 

 

그래서 이제부터 회사 점심시간이나, 아니면 퇴근 후 틈날 때마다 직장에서 사용했거나 사용하고 싶은 영어들을 정리해보려 한다. 

 

오늘은 follow-up email 쓰기. 

바로 누군가 내 이메일에 답변을 하지 않을 때 써야 하는 이메일에 관해서다.

왜인지 모르겠는데, 한국분들도 여기 현지인들도 내 이메일에 바로바로 답변을 안 줄 때가 종종 있다. 내 영어가 너무 별로라서 인가라고 하기엔 한국인에게 한국어로 쓴 이메일에도 같은 현상이 발생해 다른 방법들 몇 가지 (불렛 포인트로 간결하게 쓰기, 볼드나 이탤릭으로 강조하기 등등)를 시도해봤지만 비슷했다. 그냥 무조건 다시 이메일을 써서 답장을 받아내는 게 제일이었다. 

 

어김없이 오늘도 같은 일이 발생했기에 여기에 써본다.
(제발 이메일 답은 바로바로 주자, 나도 그러도록 할 테니..ㅠㅠㅋㅋ) 

 

자주 쓰는 이메일 구조

1. 인사 | Greeting

2. 용건; 무엇 때문에 너한테 이메일을 보내는지 | Body

3. (필요할 경우) 관련된 사항이나 디테일 | Body

4. 요청 | Call to action

5. 인사 / 서명

 

무슨 영어 이메일이든 간에 저 순서로 진행된다. 

메일 구조로 나눠서 설명해보려고 했는데, 그러려니 글이 너무 길어지는 것 같아 그냥 예문들을 나열해 본다. 

 

 

예문 1

나는 오늘도 요 예문을 붙여 넣기 해서 지난주에 보낸 메일에 답을 안해준 HR 부서 동료에게 보냈다..

 

Hi (받는 사람),

 

I am just following up on an email I previously sent to you.
I understand that you are busy, but I would appreciate it if you could review the email and respond to me as soon as you can. 

Thank you,

(보내는 사람)

 

 

예문 1-1

보통 이전에 보낸 이메일 카피해서 보내니, 'Review the email'이라고 적으면 그 사람이 자동적으로 볼 수 있으니 굳이 다시 내용을 나열하지 않아도 돼 편하다. 그래도 그 사람이 또 안 볼 수도 있기 때문에.. 이것처럼 내용을 요약해 다시 적기도 한다.

 

Hello (받는 사람),

 

I am just following up on an email I previously sent to you. I understand that you are busy, but I would appreciate it if you could check the list below and respond to me as soon as possible?

1. 이전에 부탁한 내용 1
2. 이전에 부탁한 내용 2

If I don't hear from you by the end of the week, I'll call you at your office. (나는 전화영어가 더 무섭기 때문에.. 이렇게 적진 않지만.. 꼭 받아야 하는 답장이라면 이렇게 압박을 가하면... 답장을 보내주겠지...?)

 

Best regards,

(보내는 사람)

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예문 2

Hi (받는 사람),

 

I am following up on an email I sent on (보낸 날짜). Please can you review the email and respond to it by the end of (회신받아야 하는 날짜)?

 

If you would like to discuss (이전에 보낸 내용/the email) in further detail, please contact me directly. I look forward to hearing from you.

 

Kind regards,

(보내는 사람)

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예문 3

이건 아직 써본 적은 없지만, 구글링 하다가 괜찮은 것 같아서 저장해 놓은 것. 사무실에서 대화를 나눴거나, 메신저로 이야기했는데 메일에는 답이 없는 경우에 사용해도 되고 맨, 앞에 'It was great chatting with you earlier'을 빼고 사용하면 앞의 예문과 동일하게 사용할 수 있을 것 같다. 약간 덜 포멀하고 친근한 느낌이다. 

Hi (받는 사람),

It was great chatting with you earlier. I'm just getting in touch to check whether you had a chance to review the email I sent to you previously and whether you could reply? 

If I don't hear from you in the next few days, I'll give you a call.

Best regards,
(보내는 사람)

 

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나는 Follow-up을 너무 빨리 보내려고 하진 않는다. 여기 문화가 이메일마저도 3-5 business day를 기준으로 삼는 것 같아서 말이다. 그 전주에 메일을 보냈으면 그다음 주에 follow-up 하는 편.  (난 한국인이라서인가 별거도 아닌데 기다리는 거 너무 답답하다 솔직히... 흙)

 

아무튼 영어가 부족한 이방인으로 캐나다에서 일하기란 쉽지 않다. 구글링도 안 하고, 템플릿도 더 이상 모으지 않아도 되는 그날이 올 때까지 영어공부를 하자. 

 

그리고 이걸 누가 보겠나 싶지만, 나처럼 '메일 답변받아야 하는데 왜 안 보내주지, 영어로는 어떻게 쓰지' 고민하는 사람들에게 쪼금 도움이 되었길 바래본다. 

 

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